Travailler à distance n'est pas un luxe, c'est devenu une nécessité. Dans les pays touchés par des mesures de confinement pour faire face à la pandémie de covid-19, le taux de travailleurs à distance est passé de 3 % à 25 %. Contrairement aux idées reçues, selon une étude d'Airtasker, les employés à distance travaillent 1,4 jour de plus par mois que leurs collègues de bureau, ce qui représente plus de trois semaines de travail supplémentaires par an. Mais avec les enfants autour de soi, l'absence de bureau attitré, la difficulté de séparer le travail de la vie personnelle, les personnes qui n'y sont pas habituées se demandent : comment maximiser la productivité personnelle en travaillant à domicile ? 

Chez Dreamin, nous avons construit notre entreprise sur la base du "nomadisme numérique", en offrant à nos employés la possibilité de travailler à distance depuis n'importe quel endroit du monde pendant quelques semaines chaque année. Dès le début, nous avons développé les processus et l'autodiscipline de notre équipe sur la base du travail à distance et nous sommes aujourd'hui heureux de partager les 5 conseils les plus importants que nous avons appris en tant qu'équipe : 

• Conseil 1 : organisez votre espace et votre temps de travail
• Conseil 2 : Créez une routine hebdomadaire avec votre équipe
• Conseil n° 3 : limitez le multitâche et concentrez-vous sur ce qui compte
• Conseil 4 : Appliquez une méthodologie de productivité
• Conseil 5 : Amusez-vous avec votre équipe et déconnectez-vous !
  
  

1. Organisez votre espace et votre temps de travail

Maintenant laissé seul dans une maison pleine de tentations et de distractions, vous devez construire votre nouvelle sphère de travail et appliquer une forte autodiscipline. Commencez par trouver votre place : assurez-vous de choisir un endroit confortable, d'avoir un bureau et une chaise appropriés, et tenez-vous-y. Ajoutez les accessoires dont vous avez besoin : écran supplémentaire, support pour ordinateur portable, souris, papier et stylo, écouteurs, etc. Si vous le pouvez, isolez-vous des autres personnes de votre lieu, en gardant un environnement calme où vous ne serez pas dérangé, en faisant des pauses régulières. Nous vous recommandons de faire une pause au moins toutes les deux heures, de faire de l'exercice ou de vous étirer pour compenser le manque de mouvements (vous pouvez trouver de nombreux tutoriels Youtube pour cela). Ensuite, appliquez un planning de travail strict, en respectant les horaires choisis, en prenant le temps de prendre un petit-déjeuner ou un café avant de commencer la journée et en le laissant à la fin de celle-ci. 

2. Créez une routine hebdomadaire avec votre équipe

Il est important de conserver la même routine de travail que celle que vous aviez, de 1 à 2 réunions d'équipe hebdomadaires, de ne pas vous surcharger d'appels tout en continuant à ressentir une forte connexion d'équipe. En outre, pour contrebalancer le manque d'interaction personnelle, nous vous recommandons de privilégier les appels visio rapides de 5 minutes plutôt que les conversations écrites. Un autre conseil est de s'en tenir au même outil, pour éviter toute confusion ou manque de clarté dans le processus. Vous pouvez choisir parmi : La suite d'outils Google, celle de Microsoft, Slack, Zoom, Skype, etc. Comme l'explique Mark Mader, président et directeur général de Smartsheet, trouver le bon outil ne suffit pas, il faut aussi travailler dans la transparence : "La technologie est un facilitateur. Je pense qu'un élément important dont les gens ne parlent pas, c'est cette notion de travailleurs qui veulent se sentir informés. Les organisations doivent donner aux gens la confiance, la transparence et les informations dont ils ont besoin pour être autonomes". Chez Dreamin, nous organisons notre réunion d'équipe hebdomadaire sur un tableau Trello avec les tâches hebdomadaires et les priorités de chacun, et la ligne de management continue à informer l'équipe sur la vision et les plans de l'entreprise. Notre objectif est de maintenir un niveau de confiance élevé entre les membres de l'équipe, ainsi que de donner un sens au travail de chacun dans le cadre d'un plan plus vaste. 

3. Limiter le multitâche et se concentrer sur ce qui compte

Savez-vous quel est l'un des plus grands risques du travail à distance ? La surcharge cérébrale. Cela est principalement dû à la volonté de montrer à votre manager ou à votre équipe que vous êtes en ligne et que vous travaillez, ce qui vous amène à être multitâche et à vérifier vos messages toutes les 5 minutes. Mais gardez ceci à l'esprit : vous n'avez pas besoin de répondre à vos messages tout de suite, votre niveau de productivité diminuera et votre travail personnel en sera affecté. Prenez votre temps et restez concentré sur votre tâche ! Nous vous recommandons de supprimer les notifications et de ne regarder vos messages (emails, Skype, Whatsapp) que 3 fois par jour. Certaines personnes précisent même les heures auxquelles elles regardent les emails dans leur signature, en disant qu'elles ne seront pas joignables à certaines heures. Cette astuce très simple est probablement la plus difficile à appliquer et pourtant la plus efficace : elle vous aidera à augmenter votre productivité, à réduire la surcharge de votre cerveau pour rester concentré sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise et votre équipe. 

4. Appliquer une méthodologie de productivité

De nombreux experts ont créé des méthodes de productivité pour aider les individus à accroître leur efficacité, même s'il est parfois difficile de se débarrasser des vieilles habitudes. Voici une courte sélection que nous avons faite de méthodes simples et faciles pour créer une nouvelle routine efficace. Nous vous suggérons de les tester, de les choisir et de les mélanger pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous. La première méthode, la plus simple, s'appelle le Kanban personnel. Elle consiste à diviser vos projets et vos tâches en 3 catégories : À faire, En cours et Terminé. Elle vous fera lister vos tâches et mettre à jour leur état d'avancement en gardant une trace de vos réalisations, en utilisant le support qui vous convient le mieux (post its, tableau blanc, tableau numérique tel que Trello, tableau de notes, etc). Cette fameuse méthode peut aider à faire le tri, mais elle ne vous aide pas à décider par où commencer. Une autre méthode pour y remédier s'appelle "Manger des grenouilles vivantes" : faire la pire chose en premier. Basée sur la théorie de Mark Twain qui disait "Mangez une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée". Vous comprenez maintenant la philosophie... planifiez vos tâches quotidiennes en commençant par les plus difficiles, les plus intimidantes, les plus anxiogènes, jusqu'aux plus faciles. Vous améliorerez la qualité de votre travail en effectuant vos "tâches grenouille" lorsque votre niveau d'énergie est le plus élevé et vous vous sentirez progressivement mieux tout au long de la journée. Pour cela, vous pouvez créer un nouveau fichier dans votre boîte de réception intitulé "Grenouille du jour" ou répertorier vos grenouilles dans un carnet ou un outil de gestion des tâches. Il est de notoriété publique que nous n'avons pas le même niveau d'énergie toute la journée, et que nos pics peuvent varier d'un individu à l'autre. La méthodologie "Biological Prime Time" vous pousse à vous étudier (sur une période de 3 semaines) pour prendre note de vos hauts et de vos bas et des facteurs ayant un impact sur votre niveau de productivité. Vous obtiendrez un graphique personnalisé qui vous permettra de comprendre à quel moment votre niveau de productivité sera le meilleur et de donner la priorité à vos tâches les plus importantes pendant ces créneaux quotidiens. 

Sur cette base, vous pouvez ensuite appliquer la méthode du "Timeboxing", également appelée "day theming". Elle vous recommande de diviser votre journée et votre calendrier en blocs de temps auxquels sont attribuées des tâches spécifiques. Par exemple, de 9 h à 10 h, "rattrapage et suivi des e-mails", de 10 h à 12 h, "réunions matinales", de 12 h à 13 h, "tâches administratives", de 14 h à 17 h, "tâches des partenaires externes", etc. 

Une autre méthode efficace est appelée "technique Pomodoro", développée par Francesco Cirillo. C'est un outil formidable pour vous permettre une forte autodiscipline et efficacité. Pour cela, commencez par lister 4 tâches principales et ajoutez un minuteur pour travailler pendant 4 sprints de 25 minutes, en prenant une pause de 5 minutes entre chaque et une pause plus longue à la fin de la session. Il se peut que 25 minutes ne soient pas suffisantes pour votre type de tâches, dans ce cas vous pouvez appliquer une structure de temps différente, comme 52/17 ou 90/20. 

La dernière méthode que nous souhaitons mettre en avant s'appelle la "matrice d'Eisenhower".

Répartissez vos tâches dans 4 catégories en fonction de leur importance et de leur degré d'urgence pour vous aider à établir les priorités de la bonne manière : faites-le immédiatement si c'est urgent et important, déléguez si c'est urgent mais pas important, décidez quand le faire si c'est important mais pas urgent et faites-le plus tard si ce n'est ni urgent ni important.

À quoi ressemblerait votre journée si vous décidiez de les appliquer toutes et de maximiser vos chances d'efficacité ? 

1- Dessinez vos colonnes "Kanban personnel" (à faire, à faire, fait) et ajoutez les tâches que vous devez réaliser aujourd'hui.

2- Ajouter une étiquette à chaque tâche, en étiquetant son importance(Matrice Eisenhower)

3- Organisez votre journée avec ces tâches dans votre calendrier(Timeboxing) en suivant votre flux d'énergie personnel (que vous connaissez grâce à la méthode "Biological Prime Time") + N'oubliez pas de placer la tâche la plus difficile à votre pic d'énergie(Eat the Frog).

4- Enfin, chaque fois que vous commencez une tâche, mettez un minuteur et restez concentré pendant 25 minutes d'affilée(technique Pomodoro).

5. Amusez-vous avec votre équipe et déconnectez-vous !

Le niveau de motivation est un facteur important qui influe sur la productivité au travail. Après un certain temps passé à la maison, avec des interactions limitées avec les collègues, il est naturel de se sentir démotivé de temps en temps. C'est pourquoi il est important pour les entreprises de travailler sur l'enthousiasme et la motivation des employés à distance. Une façon de le faire est d'obtenir plus de transparence sur la vision à long terme comme expliqué ci-dessus, une autre façon est de créer des moments amusants pour se reconnecter tous ensemble ! Nous pouvons partager les exemples que nous avons appliqués chez Dreamin pour surmonter la pandémie de covid-19 et les mesures de confinement :

• Lancement de la "Daily Dreamer Newsletter" : chaque jour, nous présentons les réponses d'un membre de l'équipe à 12 questions axées sur sa routine quotidienne et son sentiment à l'égard du confinement. Il partage des photos de son bureau confiné, ses habitudes et son message à l'équipe.  
• La "pause café" virtuelle dans les salles de réunion : deux fois par semaine, nous organisons une session de 20 minutes en utilisant Zoom. Il répartit automatiquement les membres de l'équipe dans différentes salles de 5-6 personnes maximum afin de maximiser les interactions (pour garder un bon flux de communication). Chacun peut partager sa routine, un café de chez lui et raviver l'ambiance du bureau en se réunissant à la machine à café.
• Les "Soirées jeux": deux fois par mois, nous organisons une session de jeux après le travail. À l'aide de visio calls, nous proposons à chaque fois des activités différentes comme des jeux de dessin en ligne, des sessions de team building, des blind tests, des quizz, etc. Cela permet aux membres de l'équipe de s'amuser et de créer des liens en dehors de l'espace de travail.
  

Et n'oubliez pas... lorsque votre journée de travail est terminée, déconnectez-vous ! En effet, nous avons tendance à avoir des difficultés à quitter consciemment le travail et finissons par mélanger à la fois notre vie professionnelle et notre vie personnelle. C'est pourquoi, à la fin de la journée, éteignez votre ordinateur portable comme si vous étiez au bureau et deviez rentrer chez vous, déconnectez-vous et profitez de vos activités et distractions personnelles.